Software de gestión de horarios para las empresas

La digitalización está transformando los procesos operativos y de talento humano del departamento de recursos humanos en las empresas. Esta transformación ofrece un nuevo método de gestión e integración del personal para el cumplimiento de las actividades y horarios de manera eficaz.

Se trata de los sistemas automatizados para la gestión de horas que agilizan los procesos de recursos humanos. Son una solución a la lentitud, confusiones de los turnos y acumulación de documentos o ficheros referentes a la gestión de horarios del pasado. También es una inversión ideal para cumplir con los requisitos legales de la jornada laboral de España, tales como el registro de horas trabajadas y días libres.

El software de gestión de horarios para las empresas

El software de gestión de horarios es una herramienta informática que deja de lado las plantillas de Excel, los archiveros de horarios y las máquinas de fichar que conllevan a procesos muy lentos y laboriosos. Las empresas pueden registrar y establecer los horarios con este tipo de software porque optimizan la gestión del control de asistencia, entradas, salidas, descansos y más. Aunque su auge no solamente se debe a esto.

Un software de gestión de horarios se ha convertido en una necesidad para las empresas debido a que la ley establece el registro de horas trabajadas de los empleados, días libres, vacaciones y otros aspectos. Por este motivo, los empleados tienen el derecho de conocer su horario con exactitud en los turnos correspondientes, y los sindicatos también deben recibir esta misma información.

¿Para qué sirve la gestión de horarios en una empresa?

Las herramientas de un software de gestión de horarios son un paso para la conciliación entre la vida personal, familiar y laboral de los empleados. Es algo que beneficia tanto a los empleados como a las empresas.

Permite que los empleados tengan un horario acorde a sus funciones y sin exceder las horas trabajadas al día. Todo esto está regulado por la ley de control de asistencia y registro de entrada y salida de los trabajadores, por lo que el software de gestión de horarios se adapta a lo estipulado legalmente.

Por otro lado, las empresas pueden medir y aumentar el nivel de productividad dentro y fuera de la oficina sin emplear más horas fuera de la ley. La gestión de turno y horas extras del trabajo presencial o remoto se realiza en tiempo real mediante la geolocalización.

Además, al ser el control horario de carácter obligatorio, los sistemas de gestión de horarios evitan las sobrecargas de trabajo por cada empleado, y, en consecuencia, las sanciones legales. El registro se ejecuta desde la huella dactilar, reconocimiento facial o tarjetas de proximidad que convierten el teletrabajo en una opción cada vez más óptima.

Ventajas de un software de control de horarios

El software de control de horario, aparte de ser compatible con los requisitos de la ley de trabajo, brinda una serie de ventajas fundamentales para la productividad de la empresa, aún cuando los empleados tengan flexibilidad horaria. Para empezar, la gestión de turnos y horarios es totalmente automatizada con registros a lo largo de las horas, días, meses y años. Otras de las ventajas son:

Monitorización eficaz de los horarios

Este software proporciona la visualización de los horarios de cada empleado para observar y consultar las jornadas, horas y días libres. Es una forma de monitorear la productividad y desenvolvimiento de los equipos en los distintos departamentos de la empresa.

Seguimiento y aprobación de los horarios

Una gran ventaja es que el software de gestión de horarios aporta una buena transparencia en cuanto a la cantidad de jornadas trabajadas, horas extras, horas de descanso y otros. La idea es revisar, aprobar y/o bloquear cualquier horario con rapidez y facilidad.

Planificación de jornadas, ausencias y vacaciones

La planificación del trabajo desde las horas controladas, ausencias y vacaciones es crucial para que no se afecte la productividad de la empresa ni la conciliación de los empleados. Así se siguen desarrollando las tareas y actividades con normalidad cuando un empleado tenga días libres o esté de vacaciones.

Programación de recordatorios

Para que los empleados recuerden el día y hora de una reunión, tarea o actividad, la empresa dispone de la configuración de recordatorios para equipos de trabajo o empleados determinados. Esta función se programa para emitir el recordatorio diario, semanal o mensual; los empleados podrán culminar sus tareas a tiempo.

Funciones del software de control de horarios

El software de gestión de horarios tiene una serie de funciones que optimizan los procesos de recursos humanos de una empresa. Sin importar el modelo de negocio, este tipo de solución empresarial brinda las siguientes funciones:

·              Configuración intuitiva: estos software están pensados para todo tipo de empresas que quieran automatizar los procesos de recursos humanos.

·              Creación de informes de horarios: se ofrece el registro de control y la creación de documentos e informes para la regulación legal del trabajo.

·              Compatibilidad con gestión de nóminas: un software de gestión de nóminas es diferente al de gestión de horarios, pero se pueden integrar para pagar el sueldo con respecto a las jornadas de trabajo.

Más allá de lo anterior, el software de control de horario resguarda toda la información de la empresa y los empleados con máxima seguridad.